Sucesión notarial de común acuerdo en Colombia: documentos, requisitos y trámites (Decreto 902)

1. Las 3 condiciones legales para tramitar la sucesión en notaría

El Decreto 902 de 1988 exige concurrentemente:

1. Capacidad jurídica: Todos los interesados deben ser mayores de 18 años y gozar de plena capacidad legal. (Si hay menores o incapaces, también es viable por notaría siempre que estén debidamente representados por sus padres y se protejan sus derechos según el Decreto 1660 de 1978).
2. Mutuo acuerdo total: No puede existir discrepancia sobre qué bienes integran la masa hereditaria, ni sobre su avalúo, ni sobre la forma de adjudicación de las hijuelas. Basta que un solo heredero se oponga para que el notario deba archivar el caso y remitirlo al juez.
3. Apoderado obligatorio: La solicitud debe presentarse por intermedio de abogado titulado mediante poder especial conferido conjuntamente por todos los herederos y cónyuge.

2. Lista de documentos obligatorios para radicar la solicitud

• Registro civil de defunción del causante.
• Registro civil de matrimonio del causante (si estuvo casado) o prueba de unión marital.
• Registros civiles de nacimiento de todos los herederos con parentesco acreditado.
• Poder especial otorgado al abogado por todos los interesados.
• Títulos de propiedad de los inmuebles (escrituras públicas) y certificados de libertad recientes.
• Paz y salvo de impuesto predial y valorización del año fiscal en curso.
• Tarjetas de propiedad de vehículos y paz y salvo de impuesto de rodamiento.
• Certificaciones bancarias sobre cuentas de ahorros, CDT o acciones del causante.

3. Las 5 etapas del trámite notarial paso a paso

1. Radicación: El abogado presenta la solicitud formal, el poder, el inventario y avalúo y el trabajo de partición y adjudicación.
2. Acta de Aceptación: El notario expide el acta aceptando la solicitud y ordena la notificación a la DIAN.
3. Publicación de Edicto Emplazatorio: Se fija un edicto emplazatorio en la notaría por diez (10) días hábiles y se publica en prensa y radio para que comparezcan terceros acreedores o herederos desconocidos.
4. Concepto Fiscal de la DIAN: La DIAN verifica las obligaciones tributarias pendientes del fallecido y emite la autorización fiscal.
5. Otorgamiento de la Escritura Pública: Cumplidos los plazos, el notario protocoliza la partición mediante escritura pública, la cual se inscribe en la Oficina de Registro (ORIP) para titular los bienes a nombre de los herederos.

4. El requerimiento fiscal: Paz y salvo de la DIAN y Secretarías de Hacienda

Conforme al artículo 844 del Estatuto Tributario, el notario está legalmente impedido para autorizar la escritura de sucesión sin haber recibido la comunicación oficial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) informando que el causante no tiene deudas pendientes por concepto de renta, IVA o retenciones.

5. Tarifas notariales, impuesto de registro y ganancias ocasionales

• Tarifa notarial: Regulada por la resolución anual de la Supernotariado según la cuantía de los activos líquidos.
• Impuesto de Registro: Tarifa departamental (Gobernación del Cesar) que oscila entre el 1% y el 1.2% sobre el valor de los bienes inmuebles adjudicados.
• Impuesto de Ganancia Ocasional: En la declaración de renta siguiente, los herederos deben liquidar la ganancia ocasional con la tarifa del 15% (conforme a la reforma tributaria Ley 2277 de 2022), aplicando las exenciones de las primeras UVT para vivienda de habitación del causante (Art. 307 ET).

6. Preguntas frecuentes sobre sucesión en notaría

¿En qué notaría se debe tramitar la sucesión?

En cualquier notaría del círculo notarial que corresponda al último domicilio principal del causante (por ejemplo, en Valledupar si el fallecido residía habitualmente allí).

¿Se pueden heredar deudas?

Sí, pero en la sucesión notarial los herederos responden por las deudas del causante únicamente hasta la concurrencia del valor de los bienes heredados, gracias al beneficio de inventario legal (ver guía sobre deudas del fallecido).